Procedure Operative Standard (SOP) e chiusura contabile: struttura, criticità e benefici per le imprese di medie dimensioni

Nell’attuale contesto economico, l’innovazione tecnologica sta ridefinendo profondamente i processi amministrativi e finanziari, rendendo imprescindibile per le imprese la disponibilità tempestiva di dati affidabili. I Chief Financial Officer (CFO), sempre più coinvolti nella trasformazione digitale, sono chiamati a governare scenari complessi e mutevoli, in cui la standardizzazione, l’automazione e l’adozione di strumenti come l’intelligenza artificiale diventano leve strategiche.

In questo scenario, le Procedure Operative Standard (SOP) e le best practice di Fast Closing rappresentano risposte concrete per ottimizzare la chiusura dei bilanci, migliorare le performance e ridurre i margini di errore, con l’obiettivo di costruire sistemi di reportistica agili, affidabili e orientati ai dati.

Il processo di financial reporting, spesso percepito come oneroso e soggetto a errori, può essere notevolmente ottimizzato grazie all’adozione di SOP, che ne aumentano l’efficienza e l’affidabilità.

Che cosa sono le Procedure Operative Standard (SOP)?

Le Standard Operating Procedures (SOP) sono istruzioni scritte, dettagliate e replicabili che definiscono come svolgere in modo uniforme e controllato un’attività ricorrente. Il concetto nasce in ambito militare e industriale e si è progressivamente esteso anche ai processi amministrativi delle imprese, dove affidabilità, tracciabilità e conformità normativa sono requisiti fondamentali.

Nel contesto amministrativo-contabile, le SOP consentono di codificare e rendere replicabili attività frequenti e a rischio di errore, assicurando coerenza, controllo e tracciabilità in ogni fase operativa. Processi fondamentali come:

• registrazione delle fatture
• riconciliazioni bancarie
• chiusura periodica dei conti
• predisposizione del bilancio
• produzione dei report finanziari

possono così essere svolti secondo criteri condivisi, verificabili e aggiornabili.

La definizione chiara e strutturata delle SOP rappresenta il presupposto imprescindibile per l’automazione dei processi. Solo quando un’attività è formalizzata in istruzioni standardizzate può essere affidata in modo efficace a strumenti di automazione avanzata, inclusi quelli basati su intelligenza artificiale. L’IA non sostituisce la conoscenza del processo: ne potenzia l’esecuzione. Senza SOP, l’automazione rischia di replicare errori o inefficienze; con SOP ben costruite, diventa possibile implementare soluzioni intelligenti che migliorano la qualità, riducono i tempi e liberano risorse per attività a maggior valore aggiunto.

Chiusura contabile: criticità ricorrenti e il valore delle SOP

Secondo SAP, uno dei principali provider globali di soluzioni ERP, la chiusura contabile (financial close) è un processo ciclico che comprende la registrazione, la verifica e il consolidamento dei dati finanziari, finalizzato alla redazione dei principali documenti di bilancio: stato patrimoniale, conto economico e rendiconto finanziario.

Le aziende di medie dimensioni si trovano frequentemente a gestire questo processo in condizioni operative complesse, caratterizzate da alcune criticità ricorrenti:

1. Assenza di procedure formalizzate – Le attività sono spesso affidate a un numero ristretto di figure senior, con un’elevata concentrazione di know-how non documentato.
2. Pressione sui tempi di chiusura – Le scadenze ravvicinate richiedono rapidità, ma senza processi ottimizzati si rischia un compromesso sulla qualità dei dati.
3. Flussi informativi disomogenei – L’assenza di standardizzazione tra reparti rallenta i consolidamenti e aumenta il rischio di errore.
4. Sistemi non integrati – L’uso di strumenti eterogenei e non interconnessi impone riconciliazioni manuali, riducendo efficienza.
5. Limitata automazione – Senza processi strutturati, l’introduzione di tecnologie ERP è complessa e inefficace.

Le SOP come leva per la trasformazione del processo di chiusura

L’introduzione di SOP ben progettate rappresenta un punto di svolta nella gestione della chiusura contabile: da attività frammentata e reattiva, essa diventa un processo strutturato, controllabile e scalabile. Le SOP consentono di:

• Assicurare continuità operativa, anche in caso di assenze o turnover
• Rafforzare i controlli interni con responsabilità e passaggi chiari
• Favorire l’integrazione con software gestionali
• Supportare la contabilità continua, distribuendo il carico nel tempo
• Ridurre errori e anomalie, migliorando la qualità dei dati

Come implementare efficacemente le SOP nei processi contabili

1. Mappare i processi esistenti – Disegnare una mappa dei flussi attuali: attività, strumenti, attori, frequenza.
2. Identificare le attività critiche e ripetitive – Dare priorità a processi frequenti e soggetti a rischio.
3. Redigere le SOP in modo semplice e preciso – Includere obiettivi, responsabilità, strumenti, fasi, output e modelli.
4. Definire ruoli e scadenze – Specificare chi fa cosa e quando, per garantire controllo e responsabilizzazione.
5. Condividere e formare il team – Rendere le SOP accessibili (es. via intranet) e affiancarle a formazione continua.
6. Integrare le SOP nei sistemi digitali – Collegarle a ERP, check-list e strumenti documentali per tracciabilità e controllo.
7. Aggiornarle periodicamente – Prevedere revisioni cicliche o straordinarie per mantenerle aderenti alla realtà operativa.

Un riferimento utile: la Prassi di Riferimento UNI/PdR 104:2021

Per supportare l’adozione di pratiche strutturate, ANDAF, in collaborazione con l’UNI – Ente Italiano di Normazione, ha elaborato la Prassi di Riferimento UNI/PdR 104:2021, che definisce i profili professionali e i requisiti di competenza per CFO, CFO-DP e Controller.

Sebbene non abbia valore cogente, la Prassi costituisce uno standard volontario utile per introdurre modelli organizzativi coerenti, affidabili e in linea con le esigenze di efficienza, qualità e controllo. ANDAF è inoltre impegnata nel processo di trasformazione della Prassi in una Norma Tecnica Europea, con l’obiettivo di garantire riconoscimento internazionale delle competenze e dei modelli operativi certificabili.

Conclusione

Le Procedure Operative Standard costituiscono oggi un presupposto essenziale per rafforzare la funzione contabile, aumentandone l’affidabilità, l’efficienza e la capacità di adattarsi al cambiamento. La loro implementazione consente di migliorare la qualità dei dati, ridurre il margine di errore e creare le condizioni operative necessarie per affrontare con successo i percorsi di trasformazione digitale e organizzativa dell’impresa.